Version 1.0 — en vigueur au 22 juillet 2026
La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont ClosePilote Ltd traite les données à caractère personnel lorsqu'elle agit en qualité de responsable du traitement, dans le cadre de la fourniture de son service en ligne d'analyse d'appels de vente accessible à l'adresse closepilote.com (le « Service »).
Elle couvre les données relatives à la gestion des comptes, à la facturation et au fonctionnement du Service. Elle ne couvre pas le traitement du contenu des appels téléversés par le Client (enregistrements, transcriptions, rapports), pour lequel ClosePilote agit en qualité de sous-traitant du Client : ce traitement est régi par l'Accord de sous-traitance des données (DPA).
Le responsable du traitement est :
ClosePilote Ltd étant établie à l'Île Maurice, en dehors de l'Union européenne, tout en proposant son Service à des personnes situées sur le territoire de l'Union, elle relève de l'article 3, paragraphe 2, du Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »).
Conformément à l'article 27 du RGPD, ClosePilote Ltd procède à la désignation d'un représentant établi dans l'Union européenne, auprès duquel les personnes concernées et les autorités de contrôle pourront s'adresser, en complément ou à la place de l'Éditeur, sur toutes les questions relatives au traitement de leurs données. Les coordonnées de ce représentant seront communiquées à l'adresse support@closepilote.com et tenues à jour sur le Service dès sa désignation.
ClosePilote traite, en qualité de responsable, les catégories de données suivantes :
Adresse électronique, prénom et, de manière facultative, numéro de téléphone. Le numéro de téléphone est optionnel et n'est pas requis pour utiliser le Service, sauf pour bénéficier de l'offre d'essai gratuite, où il sert à prévenir les abus. Ces données permettent la création et la gestion du compte, l'authentification et la communication avec le Client. Finalité : exécution du contrat et fourniture du Service. Base légale : article 6.1.b du RGPD (exécution du contrat).
Pour les Clients professionnels : raison sociale, adresse, pays, numéro SIRET et numéro de TVA intracommunautaire. Ces données permettent l'établissement des factures et, le cas échéant, l'application du régime d'autoliquidation de la TVA pour les Clients professionnels assujettis établis dans l'Union européenne. Finalité : facturation et respect des obligations comptables et fiscales. Base légale : article 6.1.b (exécution du contrat) et article 6.1.c (obligation légale).
Afin de prévenir les abus de l'offre d'essai gratuite, ClosePilote conserve une empreinte cryptographique irréversible (hachage SHA-256) de l'adresse électronique et, le cas échéant, du numéro de téléphone communiqué, sans conserver ces données en clair, permettant de détecter la création de comptes d'essai multiples. Finalité : prévention de la fraude et des abus. Base légale : article 6.1.f (intérêt légitime de l'Éditeur à protéger son Service).
Données techniques de connexion et d'usage (journaux, mesures d'audience produit, données de détection d'erreurs) permettant d'assurer la sécurité, la stabilité et l'amélioration du Service. La mesure d'audience est réalisée au moyen d'outils hébergés au sein de l'Union européenne. Finalité : sécurité, bon fonctionnement et amélioration du Service. Base légale : article 6.1.f (intérêt légitime).
À l'issue de la suppression d'un compte, ClosePilote conserve les données strictement nécessaires au respect de ses obligations comptables et fiscales (données relatives aux abonnements et aux transactions), sous une forme pseudonymisée (notamment une empreinte cryptographique de l'adresse électronique). Finalité : respect des obligations légales de conservation. Base légale : article 6.1.c (obligation légale).
Les enregistrements d'appels téléversés par le Client, leurs transcriptions et les rapports d'analyse générés peuvent contenir des données personnelles de tiers (les personnes enregistrées, notamment les prospects du Client). À l'égard de ces données, le Client agit en qualité de responsable du traitement et ClosePilote en qualité de sous-traitant.
ClosePilote traite ce contenu uniquement sur instruction du Client, aux seules fins de fournir le Service, et ne le réutilise jamais à ses propres fins : aucun entraînement de modèle, aucune amélioration produit sur des données identifiables, aucune prospection. Les modalités de ce traitement, la répartition des responsabilités et les garanties applicables sont détaillées dans l'Accord de sous-traitance des données.
Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers à des fins commerciales. Elles sont accessibles aux seules personnes habilitées de ClosePilote et à ses sous-traitants techniques, qui n'interviennent que sur instruction et pour les besoins du Service. Les principaux sous-traitants techniques sont :
La liste détaillée et à jour des sous-traitants intervenant sur le contenu des appels figure dans l'Accord de sous-traitance des données.
Certains traitements impliquent un transfert de données en dehors de l'Union européenne, vers des pays ne bénéficiant pas d'une décision d'adéquation de la Commission européenne :
Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées au sens du chapitre V du RGPD, en particulier les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et, le cas échéant, l'adhésion du sous-traitant à un cadre de transfert reconnu. Une copie des garanties applicables peut être obtenue à l'adresse support@closepilote.com.
Les données sont conservées pour les durées suivantes :
La suppression d'un compte n'emporte pas l'effacement des données figurant dans le contenu traité pour le compte d'une organisation cliente. En particulier, lorsque le Client est rattaché à une organisation, son nom peut être conservé, en qualité de contributeur, sur les appels qu'il a réalisés pour cette organisation, au titre des registres métier tenus par celle-ci. Ce traitement relève de la responsabilité de l'organisation concernée et est régi par l'Accord de sous-traitance des données.
ClosePilote met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données. Les données sont chiffrées au repos par l'infrastructure d'hébergement (AES-256) et en transit (TLS). Les mots de passe sont stockés sous forme hachée. L'accès aux données est restreint aux personnes habilitées.
Conformément au RGPD, toute personne concernée dispose des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition au traitement, du droit à la portabilité de ses données, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.
Ces droits peuvent être exercés à l'adresse support@closepilote.com, ou auprès du représentant désigné dans l'Union européenne une fois sa désignation effective. ClosePilote pourra demander un justificatif d'identité en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.
Lorsque la demande porte sur des données contenues dans des appels téléversés par un Client, pour lesquelles ClosePilote agit en qualité de sous-traitant, la demande est transmise au Client responsable de ce traitement, ou traitée avec son assistance.
Toute personne concernée a le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, notamment celle de son État membre de résidence, en particulier, pour la France, la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
Le Service utilise les traceurs strictement nécessaires à son fonctionnement ainsi que, sous réserve du recueil du consentement lorsqu'il est requis, des traceurs de mesure d'audience. Les modalités de gestion des traceurs sont précisées dans la politique relative aux cookies accessible sur le Service.
ClosePilote peut modifier la présente Politique de confidentialité afin de refléter les évolutions du Service ou de la réglementation. La version applicable est celle publiée sur le Service. Toute modification substantielle est portée à la connaissance des personnes concernées par tout moyen approprié.